Inovasi Administrasi: Mahasiswa KKN Digitalisasi Aset Madrasah Ibtidaiyah Melalui Database Excel dan Poster Inventaris Ruang

UNGARAN BARAT — Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) kembali menghadirkan solusi nyata bagi permasalahan administrasi di instansi pendidikan desa. Dalam rangka membenahi tata kelola inventaris, mahasiswa KKN melaksanakan program kerja bertajuk "Digitalisasi dan Tertib Administrasi Aset Fisik" di lingkungan Madrasah Ibtidaiyah (MI) setempat.

Program ini dilatarbelakangi oleh belum adanya rekapitulasi data aset sekolah pada tahun-tahun sebelumnya, sehingga pihak tata usaha kerap kesulitan melacak jumlah, kondisi, serta riwayat kepemilikan barang.

Untuk mengatasi hal tersebut, pendataan difokuskan pada pengecekan fisik langsung (opname fisik) di setiap ruangan, mulai dari ruang kelas, ruang guru, hingga perpustakaan. Seluruh data aset seperti meja, kursi, lemari, hingga perangkat elektronik kemudian diinput dan diklasifikasikan ke dalam sistem basis data berbasis Microsoft Excel yang rapi dan terstruktur. Data ini kini resmi menjadi master data atau titik awal inventarisasi madrasah ke depannya.

Menariknya, sebagai bentuk luaran fisik yang efektif dan efisien, mahasiswa KKN melakukan inovasi dalam hal pelabelan. Alih-alih menempelkan stiker kode pada satu per satu barang yang rawan rusak atau terkelupas, mahasiswa merancang Poster Rekapitulasi Aset Ruangan.

Poster informatif tersebut dipasang secara strategis di dinding setiap ruangan. Di dalam poster, tertera dengan jelas daftar rekapitulasi seluruh barang yang ada di ruangan tersebut, lengkap beserta jumlah, kondisi, dan kode unik inventarisnya.

"Dengan adanya poster rekap di setiap kelas dan ruangan, pihak sekolah maupun guru yang menggunakan ruangan tersebut dapat dengan mudah mencocokkan jumlah dan jenis barang secara real-time. Jika ada barang yang berpindah atau hilang, akan sangat cepat teridentifikasi hanya dengan melihat poster di dinding," jelas perwakilan mahasiswa KKN pelaksana program.

Langkah ini mendapat apresiasi dari pihak sekolah karena dinilai sangat aplikatif dan mudah dipelihara (maintainable). Dokumen database digital di Excel berfungsi sebagai pusat kendali administrasi bagi staf tata usaha, sementara poster di masing-masing ruangan berfungsi sebagai panduan visual operasional sehari-hari.

Melalui program digitalisasi dan penataan aset ini, diharapkan tata kelola administrasi Madrasah Ibtidaiyah menjadi lebih transparan, tertib, dan sistematis, serta dapat terus dilanjutkan secara mandiri oleh pihak pengelola sekolah di masa mendatang.